Das Föderale Informationsmanagement (FIM) bietet zwei konkrete Anknüpfungspunkte, um Verwaltungsleistungen mit Registern zu verknüpfen: über Dokumentsteckbriefe im Verwaltungsprozess und über die Leistungsbeschreibung im xZufi-Format. Beide Wege ermöglichen es, Nachweisabrufe aus Registern bundesweit einheitlich und technikneutral zu modellieren. So kann die Registermodernisierung systematisch mit der OZG-Umsetzung zusammengebracht werden – von der gesetzlichen Grundlage bis zur technischen Umsetzung.
Einheitliche Standards durch das OZG
Mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) wurden erstmalig flächendeckend Standards in der Verwaltungsdigitalisierung eingeführt. Im Wesentlichen gehen diese Standards auf Beschlüsse des IT-Planungsrates zurück.
So musste in jedem Themenfeld ein Leistungszuschnitt erstellt werden. Damit wurde die konkrete Verwaltungsleistung, die in einer bestimmten Handlungsgrundlage begründet ist, bundesweit einheitlich identifiziert. Vorausgesetzt, dass die Handlungsgrundlage auf Bundesrecht zurückgeht. Eine Verwaltungsleistung ist in der Definition ein abgeschlossener Verwaltungsprozess. Dieser Prozess wird mit dem Föderalen Informationsmanagement (FIM) von der gesetzgebenden Ebene so modelliert, dass ein rechtlicher Soll-Prozess für die konkrete Umsetzung in der Vollzugsbehörde entwickelt wird. Damit sollen die gesetzlichen Vorgaben in allen Vollzugsbehörden in einzelnen Prozessschritten gleich umgesetzt werden. Ein Abgleich geschieht hier mit dem Ist-Prozess einer Behörde.
Take-Away: FIM modelliert Verwaltungsprozesse von der gesetzgebenden Ebene aus als rechtlichen Soll-Prozess – damit wird die einheitliche Umsetzung in allen Vollzugsbehörden sichergestellt.
Dokumentsteckbriefe und Nachweisabrufe
An jedem Verwaltungsprozess werden bundeseinheitlich die Dokumentsteckbriefe identifiziert. Ein Dokumentsteckrief identifiziert einen Nachrichtenfluss, der im Verwaltungsprozess notwendig ist. Im OZG-Kontext war das naturgemäß immer das Eingangsdokument, also der Antrag oder die Anzeige. Im weiteren Prozessverlauf gibt es jedoch zahlreiche weitere Dokumente, die von der Behörde für die Erbringung dieser Leistung verwendet oder erstellt werden. Das kann zum Beispiel der Abruf eines Nachweises sein. Ein solcher Nachweisabruf kann zum Beispiel aus einem Register erfolgen.
Als Beispiel könnte eine Handelsregisterauskunft im Verwaltungsprozess benötigt werden. Diese Auskunft wäre in allen Verwaltungsprozessen, die eine Handelsregisterauskunft benötigen, gleich. Gleichzeitig könnte im Dokumentsteckbrief eine Verknüpfung zum Handelsregister (Register-ID) hergestellt werden. Der Dokumentsteckbrief mit dieser Verknüpfung wird dann in jedem Verwaltungsprozess nachgenutzt, wo eine Handelsregisterauskunft notwendig ist.
Vom Steckbrief zum Datenschema
Während der Dokumentsteckbrief nur das Dokument (Antrag, Anzeige, Bescheid, Nachweisabruf) bundesweit einheitlich identifiziert, kann am Steckbrief noch ein Datenschema modelliert werden. Dieses Datenschema zeigt im FIM-Standard die erforderlichen Feldgruppen, Felder, Codelisten und Regeln des Dokuments.
In diesem konkreten Beispiel würde also bei der Handelsregisterauskunft auch modelliert werden, welche konkreten Informationen aus dem Register im Nachweisabruf für den Verwaltungsprozess benötigt werden. Das Datenschema ist im Ausgabeformat eine xml und kann für die technische Umsetzung als Grundlage genutzt werden.
Take-Away: Dokumentsteckbriefe können mit einer Register-ID verknüpft und prozessübergreifend nachgenutzt werden. Das zugehörige Datenschema definiert, welche Informationen konkret aus dem Register abgerufen werden.
Verknüpfung über die Leistungsbeschreibung und xZufi
Auch in einer Leistungsbeschreibung, die als Grundlage für alle Leistungstexte auf den Portalen der Behörden angezeigt wird, werden die Dokumente verknüpft. Der Antrag oder die Anzeige wird in der Regel als Link mit dem Online-Dienst verbunden. Die Leistungsbeschreibung gibt aber bereits heute vor, welche „erforderlichen Unterlagen“ für die Leistung erbracht werden müssen. Bei den „erforderlichen Unterlagen“ sind eben auch die Nachweisabrufe zu finden. Damit ergibt sich auch im xZufi (Austauschformat für Leistungsbeschreibungen über den PVOG) eine Hinterlegung von Dokumenten, die mit einem Register verknüpft sind. Noch wird dieses Feld als Freitext gepflegt. Künftig wird hier jedoch eine Verknüpfung mit bundesweit identifizierten Dokumentsteckbriefen im Bundes-Sammelrepository als Standard erfolgen. Dann wird diese Verknüpfung auch über das xZufi-Format föderal ausgetauscht.
„Erforderliche Unterlagen“
(Stammprozess)
Take-Away: Im FIM gibt es zwei Verknüpfungspunkte zwischen Leistung und Register: den Dokumentsteckbrief im Prozess und die Leistungsbeschreibung im xZufi-Format. Beide zusammen ermöglichen eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung – technikneutral und bundesweit einheitlich.
Zwei Wege zur Ende-zu-Ende-Digitalisierung
Es gibt im Föderalen Informationsmanagement (FIM) zwei Stellen, die eine Verknüpfung von einer Leistung und einem Register herstellen können. Damit wäre eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung konzeptionell zu modellieren und vor allem technikneutral bundesweit einheitlich auch zu pflegen.
Grundsätzlich werden für FIM alle Stamminformationen (Prozesse, Datenfelder, Stammtexte) immer auf Ebene der rechtssetzenden Behörde modelliert, die diese Informationen nach aktueller Rechtslage auch pflegt. Der FIM-Redaktionsprozess stellt somit sicher, dass die technische Umsetzung auf Basis der FIM-Stamminformationen immer nach dem aktuellen Rechtsstand erfolgt. Gleichzeitig ermöglicht die Modellierung eine technikneutrale Definition der Informationen, die von allen Systemen nachgenutzt werden können.