FIM ist methodisch komplex und das verfügbare Wissen auf viele Quellen verstreut. Bisherige Ansätze wie Schulungen und das FIM-Netzwerk helfen, decken aber nicht den gesamten Bedarf. FIMgpt schließt diese Lücke: Ein KI-Tool auf Basis der Enterprise-Lizenz von ChatGPT, das ausschließlich auf einer kuratierten, redaktionell gepflegten Datenbank arbeitet. Personenbezogene Daten werden nicht verarbeitet, Datenbank und Sprachmodell sind jederzeit trennbar. Nach 10 kostenlosen Abfragen kostet der Zugang 20 EUR/Monat. Perspektivisch soll FIMgpt um weitere Verwaltungsstandards erweitert werden.
I. Die Herausforderung: FIM-Wissen ist verstreut und schwer zugänglich
Die Anwendung des Föderalen Informationsmanagement (FIM) ist für viele Nutzerinnen und Nutzer nicht immer einfach. Die drei Bausteine Leistungen, Prozesse und Datenfelder sind nicht nur Grundlage für verschiedene Digitalisierungsprojekte, sondern auch Werkzeuge für eine effiziente Verwaltungsorganisation. Die Verwaltungsorganisation ist komplex, daher ist auch die Methodik nicht trivial. Die Anwendung von FIM fällt zudem Anwendenden leichter, die bereits die Verwaltungsorganisation in Deutschland kennen. Umgekehrt fällt es den öffentlichen Akteuren nicht immer leicht, die Mehrwerte der FIM-Methodik für sich zu erkennen, weil diese eben nicht nur für eine Ziel- oder Anwendergruppe hilfreich ist.
Diese Komplexität macht ein leicht zugängliches Wissensmanagement erforderlich. Die FITKO hat darauf sehr früh reagiert und ein zertifiziertes Schulungssystem mit Experten-Rollen aufgebaut. Das war im Rahmen der OZG-Umsetzung sehr hilfreich, funktioniert jedoch noch nicht in der Breite bei allen Stakeholdern. Zumal: Auch die geschulten Anwenderinnen und Anwender kommen in der Praxis an ihre fachlichen Grenzen und brauchen Support.
Die öffentlich verfügbaren Informationen sind in sehr vielen Quellen verstreut. Ein Kompendium gibt es so nicht. Detailfragen müssen schon zielgerichtet in den Dokumenten gefunden und verstanden werden.
Falk Lepie und Oliver Lindner haben vor zwei Jahren darauf reagiert und das FIM-Netzwerk gegründet. Über 300 registrierte FIM-Expertinnen und -Experten können sich dort fachlich austauschen und die Schwarmintelligenz nutzen. Das Netzwerk funktioniert jedoch nur, wenn alle Beteiligten sich aktiv einbringen – mit ihren Fragen und Antworten. Das wird noch nicht in dem gewünschten Umfang gelebt. Hier wird in Zukunft weitere Arbeit notwendig sein.
Take-Away Schulungen und das FIM-Netzwerk liefern wertvolle Grundlagen – aber für den schnellen, gezielten Support bei konkreten Methodikfragen im Arbeitsalltag fehlte bisher ein passendes Werkzeug.
II. Die Tool-Lösung: FIMgpt als kuratiertes KI-Werkzeug
Oft wird bei FIM bemängelt, dass die Tool-Landschaft unübersichtlich und schlecht bedienbar ist. Die Usability der Tools hat sich tatsächlich in den letzten Jahren verbessert. Was aber bislang fehlte, war eine Wissensplattform, die zielgerichtet Antworten zu bestimmten methodischen Fragen liefert.
Mit FIMgpt steht dazu erstmalig ein solches Tool zur Verfügung. Es beantwortet alle methodischen Fragen zum Föderalen Informationsmanagement. FIMgpt ist eine Eigenentwicklung, um bestimmte Standards im Public Sector einhalten zu können:
- Es wird die Enterprise-Lizenz von ChatGPT genutzt. Diese Lizenz nutzt als Datenquelle ausschließlich die angeschlossene Datenbank und keine weiteren Quellen. Das Sprachmodell wird mit dieser Lizenz auch nicht generell trainiert, sondern nur für den genannten Einsatzzweck.
- Die Datenbank wird von Lindner Consult GmbH redaktionell betreut. Die Mitarbeitenden nutzen FIMgpt selbst für ihre Arbeit. Werden Lücken oder Fehler entdeckt, werden diese einmal in der Woche behoben. Das Nutzer-Feedback ist der zweite Input für die Qualitätssicherung. Das Feedback wird monatlich ausgewertet und zur Verbesserung von FIMgpt eingesetzt.
- Es werden keine schutzbedürftigen Datenquellen genutzt. Personenbezogene Daten sind nicht Bestandteil der Datenbank, es sei denn, der Name der Person wurde über eine öffentliche Quelle (Website) publiziert.
- Weil auch (FIM-)Gremienentscheidungen elementarer Bestandteil der Methodik sind, werden auch diese (ohne Personendaten) zeitnah eingepflegt.
- Datenbank und Sprachmodell sind jederzeit voneinander trennbar, wenn die Nutzungsbedingungen von ChatGPT sich zum Nachteil der Betreiber und Nutzenden ändern würde.
Leider kann der Service nicht kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Zur Deckung der bisherigen und künftigen Betriebskosten wird nach 10 Abfragen je Account um einen monatlichen Beitrag von 20 EUR (brutto) gebeten.
Take-Away FIMgpt arbeitet ausschließlich auf einer redaktionell gepflegten Datenbank – das Sprachmodell wird nicht allgemein trainiert. Datenbank und Modell sind jederzeit voneinander trennbar.
III. Die Perspektive: Über FIM hinausdenken
Die Verwaltungsdigitalisierung hat nach unserer Überzeugung viel mit Kommunikation und einem gemeinsamen Verständnis von allen Stakeholdern zu tun. Wir wollen daher FIMgpt künftig um FIM-„artverwandte“ Themen erweitern:
- Alle Standards und Produkte des IT-Planungsrates
- XÖV-Fachstandards
- Informationen zur Registermodernisierung
Bei einer entsprechend fachlich gut kuratierten Datenbank erhoffen wir uns, dass FIMgpt auch in der Lage sein wird, die verschiedenen Verknüpfungen und Zusammenhänge der einzelnen Standards, Produkte und technischen Komponenten zu vermitteln.
Wir freuen uns, wenn Sie das Projekt genauso spannend finden wie wir und wenn wir Ihnen ein Tool für Ihre tägliche Arbeit anbieten können, welches für eine spürbare Entlastung beiträgt. Denn genau das soll KI am Ende für uns ja leisten. Um die wirklich schwierigen Dinge kümmern sich dann die menschlichen Akteure.
Wenn Sie Fragen oder Anregungen zu FIMgpt haben, schreiben Sie uns gern eine Mail an fimgpt@lindner-consult.de.